แหล่งรวมความรู้ ข่าวสาร กิจกรรมเกี่ยวกับงานที่อัปเดตทุกวัน

23 พ.ค. 2566
1404

หางาน,สมัครงาน,งาน,HR สื่อสารอย่างไรให้ผู้บริหารระดับสูง “ยอมเปลี่ยนแปลง”

HR หลายคนอาจมองว่าผู้บริหารระดับสูงในองค์กร ไม่เห็นความสำคัญของการบริหารบุคลากร เมื่อเกิดปัญหาใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) แล้วนั้น การที่จะนำเสนอขออนุมัติเรื่องใดเรื่องหนึ่งเพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจึงมีโอกาสน้อยมาก กว่าจะได้รับการอนุมัติสักเรื่องเพื่อเปลี่ยนแปลงบางอย่างในองค์กรนั้นยากเย็นเหลือเกิน

แต่แท้จริงแล้ว เราอาจสื่อสารคนละภาษากับผู้บริหาร นั่นคือ พูดแค่เรื่อง HR แต่ไม่ได้พูดถึงผลกระทบทางธุรกิจซึ่งเป็นเรื่องหลักที่ผู้บริหารต้องการทราบมากที่สุด

อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญของการทำงาน HR ไม่ควรมีมุมมองที่ว่า ผู้บริหารไม่เข้าใจงาน HR สิ่งที่ต้องโฟกัสและลงมือปฏิบัติคือ ทำให้ผู้บริหารเห็นผลกระทบและผลลัพธ์ทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการบริหารงานบุคคล ซึ่งจะต้องทำอย่างไรบ้าง HR Buddy มีเทคนิคง่าย ๆ มาฝากค่ะ

1 เข้าเรื่องทันที ผู้บริหารต้องเข้าใจผลกระทบภายใน 5 นาที : เตรียมเรื่องที่จะเข้าประชุมอย่างดีที่สุด เอาเฉพาะเรื่องหลักที่ต้องได้รับการแก้ไขปัญหามากที่สุดในเวลานี้ ตระหนักเสมอว่า ผู้บริหารไม่ได้มีเวลาเยอะ อย่ามัวเกริ่นยาวไปไกล จะทำให้คนฟังเบื่อตั้งแต่แรกและไม่ฟังสิ่งที่เราพูดในช่วงต่อไป ต้องพูดเนื้อหาให้กระชับ ให้เข้าเรื่องทันทีและพูดถึงผลกระทบที่เกิดขึ้นกับธุรกิจให้ได้ภายใน 5 นาที

2 ไม่ใช้คำย่อ หรือคำศัพท์เฉพาะทาง : เพราะจะทำให้คนฟังรู้สึกหงุดหงิดและไม่อยากฟังต่อ (และอาจยิ่งทำให้เขารู้สึกติดลบกับเรา) หรือถ้าเผลอพูดคำศัพท์อะไรออกมาก็ต้องอธิบายด้วยว่า มันคืออะไร ดีที่สุดคือการพูดด้วยคำทั่วไปให้เข้าใจแบบง่าย ๆ หรือคำพูดที่ใช้กันในองค์กรค่ะ

3 นำเสนอข้อมูลสถิติในรูปแบบกราฟหรือแผนภูมิ : สำหรับประกอบการอธิบายให้เห็นภาพชัดเจนและเข้าใจได้ง่ายมากขึ้น โดยใส่เฉพาะข้อมูลสำคัญที่เกี่ยวข้องเท่านั้น อย่าให้ภาพที่ออกมาดูรกเกินไป จะยิ่งทำให้เขาไม่อยากดู เพราะไม่ได้ทำให้เข้าใจมากขึ้นและไม่อยากฟังเราพูดต่อ แล้วเราจะดูไม่มืออาชีพด้วยค่ะ

4 นำเสนอข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการเงิน : จากข้อ 3 คือการนำเสนอปัญหาแล้ว ต้องมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับรายได้ขององค์กรด้วย เช่น การลดอัตราการจ้างฝ่ายผลิต จาก 100 คน เหลือ 90 คน ทำให้ความสามารถในการผลิตทั้งเชิงปริมาณและคุณภาพลดลงไปกี่เปอร์เซ็นต์ สรุปออกมาเป็นจำนวนเงินต่อเดือนต่อปีเท่าไร เมื่อเทียบกับอดีตที่เคยมีพนักงาน 100 คน หรือการตัดสวัสดิการรถรับส่งพนักงาน ทำให้อัตราการลาออกเร็วขึ้นและหาคนใหม่ยากขึ้น ส่งผลให้ขาดกำลังการผลิตในเชิงปริมาณไปเท่าไร เมื่อเทียบกับช่วงที่ยังมีสวัสดิการ

5 นำเสนอทางเลือกหรือเตรียมคำตอบคาดการณ์อนาคต : ถ้าถูกซักถามต้องมีคำตอบค่ะ ซึ่งแม้จะเป็นการคาดการณ์แต่ต้องมีความมั่นใจนะคะ เพราะคำตอบนั้นเป็นการอ้างอิงตามสถิติข้อมูลที่ผ่านมา ฉะนั้นแนวโน้มที่น่าจะเป็นก็มีโอกาสคล้ายกันแต่ก็ขึ้นอยู่กับปัจจัยต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตด้วย แต่เราในฐานะ HR ก็ต้องติดตามตลอดเวลา เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ตรงตามเป้าหมาย สร้างประโยชน์ทางธุรกิจให้กับองค์กรได้อย่างแท้จริง

6 เสนอแนวทางหรือวิธีการแก้ปัญหา : ที่คิดว่าเมื่อทำแล้วจะแก้ปัญหาเหล่านั้น หรืออย่างน้อยก็ช่วยบรรเทาปัญหาให้ลดลง พร้อมผู้ที่เกี่ยวข้องหรือที่จะสามารถเป็นทีมงานช่วยแก้ปัญหาได้

ทั้งนี้ อย่าลืมสังเกตด้วยว่า ในที่ประชุมมีผู้บริหารคนไหนให้ความสนใจกับการนำเสนอของเราเป็นพิเศษบ้าง ซึ่งเขาคนนั้นแหละค่ะ คือคนที่เราต้องคอยตามติด เพื่ออัปเดตข้อมูลที่สำคัญและน่าสนใจ ให้เขาได้ทราบเรื่อย ๆ แล้วเขาจะกลายเป็นคนที่คอยสนับสนุนเราในที่ประชุมครั้งต่อ ๆ ไป การนำเสนอเรื่องราวต่าง ๆ ของฝ่าย HR ก็จะง่ายขึ้นแน่นอนค่ะ